Odprto komuniciranje med vodjo in zaposlenimi je poglavitnega pomena pri delovanju vsake organizacije. S sporazumevanjem se med seboj prenašajo sporočila – s pomočjo besed, kretenj, slik ali z govorico telesa. Ključna lastnost sposobnega vodje, zlasti pri reševanju težav pri delu, je zagotovo uspešno obvladovanje spretnosti komuniciranja. Nepoznavanje temelja problema namreč hitro privede k neučinkovitemu in neuspešnemu poslovanju.
Na sploh je učinkovita komunikacija nujna na vseh področjih. Brez nje v nobenem primeru ne bi zmogli doseči želenega učinka. Na žalost pa številni vodje niso prav vešči na tem področju. Poglejmo si nekaj najpogostejših napak pri komuniciranju vodij z zaposlenimi.
1. Premalo komunikacije
Pogosto je sporazumevanja med vodjem in zaposlenimi premalo. To se lahko pokaže v številnih možnih oblikah. Vodja svoje ekipe na primer ne obvešča dosledno ali redno o spremembah ali o razvoju podjetja. Navodila so lahko premalo jasna, ekipa zato ne zmore dovolj dobro reševati nalog oziroma projektov. Vse to v podjetjih ustvarja negotovost in zmedo, kar privede do zmanjšanja produktivnosti.
Vsak vodja bi se moral redno sporazumevati s svojo ekipo. Organizirati bi moral vsaj tedenske sestanke, zaposlenim preko različnih kanalov pošiljati novosti in posodobitve, biti na razpolago za najrazličnejša vprašanja in nejasnosti. Vzpostavljanje ter vzdrževanje jasnega sporazumevanja namreč pomaga zagotavljati, da si vsi lahko dovolj dobro prizadevajo za skupne cilje in uspehe.
2. Preveč komunikacije
Po drugi strani pa je lahko komunikacije med vodjem in zaposlenimi preveč. Tudi to ni ravno najboljša izbira. Če delodajalec delavcem daje preveč informacij naenkrat in to ves čas, lahko doseže ravno nasprotni učinek od zaželenega. Preveč službenih mailov naenkrat lahko obremeni vsakega zaposlenega, kar pogosto povzroča apatijo, morda celo odpor do dela.
Pomembno je, da je vodja pri predajanju sporočil kar se da jasen in kratek. Osredotočen mora biti na bistvo in poudariti le najpomembnejše informacije. Če mora zaposlenim naenkrat predati veliko novosti, je smiselno, da jih porazdeli na manjše enote. Delavcem mora dati možnost izbire, kako bi najraje komunicirali z njim – v obliki kratkih dnevnih ali tedenskih sestankov, v obliki telefonskega klica, e-sporočil ali kako drugače.
3. Nedoslednost
Ena od najpogostejših napak vodje z zaposlenimi je nedoslednost pri predajanju sporočil oziroma nalog. Morda jim nalog ne pošilja redno, jih vmes pozablja posodabljati, izpušča pomembne sestanke, spreminja pričakovanja projekta in podobno. Vsaka nedoslednost pri zaposlenih lahko povzroča veliko zmede in frustracije.
V tem primeru se na svojega vodjo zagotovo ne zmorejo vedno zanesti. Pomembno je, da se vodja dosledno drži urnika sestankov in drugih srečanj z zaposlenimi. Vnaprej jih mora obvestiti, če pride do kakšne spremembe. Le na takšen način se ekipa lahko dovolj dobro zanese nanj.
4. Nejasnost
Del slabe komunikacije je tudi nejasnost. Pri predajanju sporočila mora biti vodja izjemno jasen in natančen. Zaposleni morajo točno vedeti, kaj od njih pričakuje. Nejasna sporočila namreč povzročajo veliko zmedo in nesporazume. Slednje močno ovira produktivnost.
Če vodja želi, da se produktivnost v podjetju poveča, je jasna komunikacija ena od ključnih sestavin za uspeh. Ekipi mora postaviti oprijemljive cilje, za katere si bodo vsi prizadevali in natančno vedeli, do kdaj jih je treba izpolniti.
5. Neposlušanje
Precej pogosto si vodje ne vzamejo dovolj časa, da bi prisluhnili svojim delavcem. To jim morda daje vedeti, da jih ne ceni oziroma ne upošteva dovolj, prav tako da z njimi ni pripravljen sodelovati pri iskanju rešitev.
Dober vodja bi moral ves čas pozorno poslušati, o čem razpravljajo zaposleni. Če jih ne razume, jim mora postaviti pojasnjevalna vprašanja. Ko prenehajo govoriti, pa si mora vzeti dovolj časa za jasne odgovore. Slednje pomaga omogočiti upoštevanje potreb in skrbi delavcev.
